FREELENS LABORATORIO DIGITAL Y DISTRIBUIDOR ÓPTICO S.A.S. NIT 902.001.225-7 Cra 5 No. 12 – 42, Cali, Colombia Correo: freelenslabdigital@gmail.com · WhatsApp: +57 323 9413454

Versión 1.0 · Vigente desde el 7 de Septiembre de 2026.

1. Para qué existe esta política
Esta política explica qué datos personales recoge Freelens, para qué los usa, con quién los comparte y cómo puede usted ejercer sus derechos sobre ellos. Se elabora en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

Aplica a toda persona natural cuyos datos trate Freelens: clientes y prospectos (ópticas, optómetras, profesionales de la salud visual y sus representantes), proveedores, empleados, contratistas y visitantes de nuestros canales digitales.

2. Responsable del tratamiento
FREELENS LABORATORIO DIGITAL Y DISTRIBUIDOR ÓPTICO S.A.S., identificada con NIT 902.001.225-7, con domicilio en Cali, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que recoge. Para cualquier asunto relacionado con esta política, el canal de atención es el correo freelenslabdigital@gmail.com o el WhatsApp +57 323 9413454.

3. Definiciones
Para leer esta política basta con cuatro términos, tomados de la Ley 1581 de 2012:

Dato personal: cualquier información que permita identificar a una persona natural o hacerla identificable.
Titular: la persona natural a quien pertenecen los datos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos.

4. Qué datos recogemos
Según la relación que usted tenga con Freelens, podemos recoger:

Identificación y contacto: nombre completo, número de documento, nombre de la óptica o empresa que representa, cargo, ciudad, dirección, teléfono, WhatsApp y correo electrónico.
Datos comerciales: historial de pedidos, cotizaciones, facturas, condiciones de pago, comunicaciones sostenidas con nuestro equipo comercial.
Datos técnicos de los pedidos: fórmulas ópticas y especificaciones de los lentes que usted nos solicita fabricar. Cuando estas fórmulas corresponden a pacientes de la óptica, la óptica actúa como responsable frente a su paciente y Freelens como encargado del tratamiento, con la única finalidad de fabricar el producto solicitado.
Datos de navegación e interacción digital: información que usted nos entrega al escribirnos por WhatsApp, diligenciar un formulario en nuestras redes sociales o sitio web, o interactuar con nuestra publicidad en Meta (Facebook e Instagram).
Freelens no recoge datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos) ni datos de menores de edad. Las fórmulas ópticas de pacientes se tratan exclusivamente como encargado, bajo las instrucciones de la óptica responsable, y no se usan con fines comerciales propios.

5. Para qué usamos los datos
Freelens trata los datos personales con las siguientes finalidades:

Atender solicitudes de información, cotización y pedidos.
Fabricar, despachar y facturar los productos solicitados.
Gestionar la relación comercial: seguimiento de pedidos, garantías, devoluciones, cartera y servicio al cliente.
Enviar información comercial, promociones, novedades de portafolio, invitaciones a capacitaciones y eventos, por WhatsApp, correo electrónico, llamada o redes sociales.
Registrar y administrar la base de contactos comerciales de Freelens.
Medir el resultado de nuestras campañas publicitarias y mejorar nuestra comunicación.
Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de atención a autoridades.
Gestionar la relación laboral o contractual con empleados, contratistas y proveedores.
Si en el futuro necesitamos usar sus datos para una finalidad distinta, le pediremos una nueva autorización.

6. Cómo obtenemos su autorización
Antes de recoger sus datos le informamos esta política y le pedimos su autorización, que puede darse por escrito, de forma verbal o mediante una conducta inequívoca (por ejemplo, marcar una casilla en un formulario, escribirnos por WhatsApp después de leer el aviso de privacidad o entregar sus datos para recibir una cotización). Conservamos prueba de esa autorización.

Cuando usted nos escribe por WhatsApp desde uno de nuestros anuncios, el primer mensaje que recibe incluye el aviso de que sus datos se usarán para enviarle información comercial de Freelens y que puede pedir su eliminación en cualquier momento. Continuar la conversación y entregarnos sus datos constituye su autorización para esa finalidad.

No se requiere autorización cuando la ley lo permite: información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, o datos relacionados con el Registro Civil.

7. Con quién compartimos los datos
Freelens no vende ni alquila datos personales. Puede compartirlos únicamente con:

Encargados del tratamiento que prestan servicios a Freelens y tratan datos por cuenta nuestra: transportadoras para el despacho de pedidos, proveedores de facturación electrónica, plataformas de mensajería y correo, herramientas de gestión de clientes (CRM) y plataformas publicitarias. Estos terceros solo pueden usar los datos para el servicio contratado.
Meta Platforms (Facebook, Instagram, WhatsApp): cuando usted interactúa con nuestra publicidad o nos escribe por WhatsApp Business, Meta trata sus datos según sus propias políticas de privacidad, que le recomendamos consultar.
Autoridades públicas cuando lo exija la ley.
Algunos de estos proveedores almacenan información en servidores fuera de Colombia. En esos casos Freelens verifica que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección o que el proveedor esté sujeto a garantías contractuales equivalentes, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos los datos personales mientras dure la relación comercial y durante el tiempo adicional que exijan las normas contables, tributarias y comerciales aplicables. Los datos de prospectos que no se convierten en clientes se conservan hasta por dos (2) años desde el último contacto, salvo que usted pida su eliminación antes. Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan.

9. Sus derechos como titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó, salvo cuando la ley no la exija.
Ser informado sobre el uso que hemos dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Cómo ejercer sus derechos
Escríbanos a freelenslabdigital@gmail.com o al WhatsApp +57 323 9413454 indicando: su nombre completo, número de documento, el derecho que desea ejercer (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria), la descripción de su solicitud y, si aplica, los documentos que la soportan.

Consultas: las atendemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde la fecha de recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (por datos inexactos, incompletos, tratados sin autorización o para solicitar supresión): si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, entenderemos que desistió. Recibido el reclamo completo, lo atendemos en máximo quince (15) días hábiles. Si no es posible en ese plazo, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Para darse de baja de nuestras comunicaciones comerciales basta con responder “BAJA” a cualquier mensaje de WhatsApp o correo que le enviemos. La solicitud se aplica en un máximo de cinco (5) días hábiles.

Solo después de agotar este trámite ante Freelens podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Cómo protegemos los datos
Freelens aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar que los datos sean adulterados, perdidos, consultados o usados sin autorización: acceso restringido a la base de contactos, uso de herramientas con autenticación, dispositivos con contraseña y capacitación del personal que trata datos. Los encargados que contratamos deben garantizar medidas equivalentes.

12. Vigencia y cambios
Esta política rige desde su fecha de publicación y mientras Freelens trate datos personales. Cualquier cambio sustancial se publicará en este mismo sitio y, cuando afecte finalidades ya autorizadas, se informará a los titulares antes de aplicarlo.

Política elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015. Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio — www.sic.gov.co.